Elektronische Rechnungen gibt es bereits eine ganze Weile. Ungeachtet ihrer Vorteile konnten sie der Papierrechnung in puncto Nutzung bislang aber nicht den Rang ablaufen. Nach aktuellen Schätzungen machen E-Rechnungen inzwischen etwa 36 Prozent des Rechnungsaufkommens in Deutschland aus. Auf Initiative des Gesetzgebers wird das künftig anders, denn mit dem Jahresbeginn 2025 greift bei Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen die Verpflichtung zur E-Rechnung.
Nüchtern betrachtet führt die E-Rechnung bislang ein Nischendasein. Für knapp zwei Drittel des Rechnungsaufkommens in Deutschland wird nach wie vor Papier als Trägermedium genutzt. Und selbst von den oben genannten 36 Prozent elektronisch übermittelter Rechnungen genügt die Mehrzahl (beispielsweise PDF-Rechnungen) nicht der Anforderung nach Maschinenlesbarkeit, wie sie die engere Definition der E-Rechnung verlangt. Um diese bereinigt, liegt der Anteil der „echten“ E-Rechnungen schätzungsweise noch bei etwa 15 Prozent.
VERORDNETE DIGITALISIERUNG
Die Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze im Business-to-Business-Bereich (B2B) wird das ändern. Letztendlich sorgt sie dafür, dass Unternehmen flächendeckend in die Umsetzung der E-Rechnung kommen. In diesem Sinne ist die gesetzliche Verpflichtung ein echter Gamechanger und wird als Booster der digitalen Transformation im kaufmännischen Umfeld fungieren. Sie wird erhebliche positive Auswirkungen auf überholte, papierbasierte Abläufe mit sich bringen.
Die Regelungen, die im März 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurden, gelten grundsätzlich bereits mit dem Jahresbeginn 2025. Damit greift auch im Business-to-Business-Umfeld das, was für Unternehmen schon länger gilt, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen: Sie müssen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren. Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vorsieht, empfiehlt es sich, die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen zügig anzugehen, da der Empfang von E-Rechnungen ab dem ersten Tag verpflichtend ist.
AUTOMATISIERUNG MIT BEWÄHRTEN FORMATEN
Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Kanzleien und Unternehmen eine Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine elektronische Verarbeitung wird ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) bestätigt. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV.
ZUDEM WERDEN KOSTEN EINGESPART, DIE IM PAPIERGEBUNDENEN PROZESS ANGEFALLEN SIND.
SCHLANKERE, SCHNELLERE PROZESSE IM RECHNUNGSWESEN
Einer zeitnahen Umstellung steht also nichts im Weg. Kanzleien wie Unternehmen stellen sich damit nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt. Schließlich wird der gesamte – dann datenbasierte – Rechnungsprozess samt Archivierung deutlich schneller, transparenter und dadurch auch effizienter. So können digitale Eingangsrechnungen schneller verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen lassen sich mit weniger Aufwand erstellen, versenden und archivieren. Freigabeworkflows auch mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen sind deutlich effizienter und vor allem ortsunabhängig realisierbar.
Zudem werden Kosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich in diesem Umfeld einiges rationalisieren. Musterberechnungen zeigen: Die E-Rechnung ist durchschnittlich um rund 60 Prozent günstiger zu realisieren als ihr Pendant auf Papier. Bei einem Aufkommen von 1.000 Ausgangs- und 500 Eingangsrechnungen lassen sich so etwa 12.000 € sparen.
DURCHGÄNGIGER DATENFLUSS ÜBER UNTERNEHMENSGRENZEN HINWEG
Noch viel wichtiger sind aber die schlanken Prozesse und automatisierten Abläufe, die mit der Digitalisierung möglich werden. So lassen sich auch Prozesse verbinden und eine vor- oder nachgelagerte Software ohne Bruch in die Systemlandschaft von Unternehmen einbinden – beispielsweise aus dem digitalen Ökosystem, das DATEV bereitstellt. Über entsprechende Datenservices kann etwa der automatisierte Austausch von buchungsrelevanten Informationen zwischen Onlineshop- sowie ERP- und Warenwirtschaftssystemen und den Rechnungswesen-Programmen realisiert werden.
Statt aufwendiger manueller Eingaben fließen die elektronischen Daten aus den Rechnungen dann über einen Rechnungsdatenservice bzw. einen Buchungsdatenservice automatisiert in die Lösungen und lassen sich mit hohem Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei direkt in der Buchführung verarbeiten. Möglich wird das durch leistungsfähige Schnittstellen, über die Daten unkompliziert zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.
Quelle: Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe Ausgabe 03/2024